La matrice di Eisenhower

Il 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, comandante dell'Operazione Overlord che portò allo sbarco in Normandia, citò in un discorso una frase attribuita al rettore di una università:

Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.

Questa citazione diede a Stephen Covey, scrittore, educatore e uomo d'affari statunitense, lo spunto per ideare la Matrice di Eisenhower, un ausilio grafico utilissimo a mettere in fila le attività che dobbiamo portare a termine, districandoci tra importanza e urgenza e massimizzando l'efficacia della nostra azione.

Nell'organizzare le attività della giornata (o della settimana, mese, anno) il primo passo, fondamentale, è quello di elencare queste attività, senza dimenticare quelle più antipatiche o noiose. Il secondo consiste invece nel distribuire le attività nei quattro quadranti della matrice:

1. in alto a sinistra le attività importanti e urgenti;
   queste vanno affrontate subito e direttamente;
2. in alto a destra le attività importanti, ma non urgenti;
   non c'è fretta, ma meglio pianificarne l'esecuzione con una data precisa, per evitare che si spostino nel quadrante 1;
3. in basso a sinistra le attività urgenti ma non importanti;
   vanno fatte rispettando l'urgenza, ma se si riesce a delegarne l'esecuzione si liberano energie per i primi due quadranti;
4. infine, in basso a destra, le attività né urgenti né importanti;
   è proprio il caso di farle?

Quindi si passa all'azione: si delega (Q3), pianifica (Q2) e ci si rimbocca le maniche passando all'azione (Q1).

La matrice di Eisenhower nella pratica

In qualità di marito, sono spesso delegato a fare le cose che il Capo reputa urgenti ma non importanti.
Ovviamente, nel mio piccolo, ho anch'io diritto a una mia personale matrice di Eisenhower. Quindi le Q3 del Capo finiscono nel mio Q1, in quanto per essere urgenti, sono urgenti, e importanti lo diventano perché arrivano da Lei.
Anzi, si posizionano in cima al mio Q1, per non essere sorpreso a fare altre cose, importantissime e urgenti per me, ma non per Lei.

In ambito lavorativo la catena di comando è generalmente ancora più lunga, ci saranno tre o quattro livelli se non di più.
E ogni Q3 che cade dall'alto si posiziona nel Q1 del poveraccio sottostante, sempre che questi non riesca a sbolognarlo al livello successivo. Finché non si arriva all'ultimo livello, che un suo Q1 bello e tondo se lo può solo sognare.